こんにちは、darakeです。
今回の記事は、素敵な管理職を取り上げます。ミスが起こった時のその管理職の対処法はとても勉強になりました。
誰かを指導したり育てたりする立場の人にとって、覚えておくべき内容だと思います。
具体的な内容は次の２点です。
- ミスが起こりやすいシステム
- システムエラーの改善が全て
ミスが起こりやすいシステム
進路業務を担当していた時の話です。
ある高校からスポーツ特待の話があり、説明を聞いた生徒と保護者がその話を承諾することになりました。
そして、保護者からその旨を聞いた担任は、進路担当であるdarakeに報告しました。darakeはそれを管理職に報告し、高校側へ伝えるように依頼しました（スポーツ特待の話を受けるということ）。
高校からは、もし当該生徒に断られた場合は別の生徒に声を掛けるため、2週間以内に連絡が欲しいという要望がありました。
結果、管理職が高校側に伝えておらず、連絡がこないことを不信に思った高校側から保護者に連絡がいき、その保護者から中学校側に問い合わせがきました。
保護者が感情的になるのは当然で、その管理職はお叱りを受けました。
さてこの問題ですが、管理職のミスと片付けるわけにはいきません。では、進路担当darakeのミスでしょうか？
これをヒューマンエラーとしてしまうと、また同じミスが起こってしまいます。
そもそも本件は、保護者⇒担任⇒進路担当⇒管理職⇒高校側というように伝達されます。その際、すべてが口頭での報告でした（当該地区の通例）。
正式な推薦依頼書や入学願書であれば書類を作成するので、何度もチェック機能が働いてミスを減らすことができます。
しかし、今回のように正式な手続きの一歩前の段階では、往々にして口頭でのやり取りが行われています。そのシステムにミスが生じてしまいました。
今回の問題において、地区の通例批判や個人のミスを追及することに意味はありません。
ミスはヒューマンエラーではなく、システムエラーから発生する！
ミスした個人を責めるよりも前に、システム改善が何よりも重要なのです。
システムエラーの改善が全て
今回のミスは2通りが考えられます。
（伝えた記憶は確実にあるが、口頭のため確証はない）
（報告を受けた記憶が曖昧、他の業務で後回しにしてしまった可能性も）
当時の管理職が素敵だったのは、darakeへの追及は一切なかったことです（追及する管理職は当然いるはずです）。
当時、darakeとしては『やっちまった』感はありました。確証がないため、『報告したはず』としか言えないからです。
管理職はすぐに高校側に確認をとった上で、保護者に謝罪連絡を入れました。その時に保護者からは指導を受けましたが、真摯に受け止めていました。
中学校側の目的は、生徒が希望の進路に進むことであり、その手続きを適正に行うことです。そして、次に同じミスを起こさないことです。
そのために、管理職はすぐにシステム改善を提案してくれました。今回のようなミスでは、個人を追及したとしてもゴールが見えません。最悪水掛け論にもなります。
改善点は2つ。
②報告を受けた側も書面（メモ書きで可）に残し、進路担当に渡す。
重要なことは書面で残すなんて当たり前のことで、社会人なら誰もが知ってます。ただ、どこかに隙はあるんです。物事に『絶対』はありません。
みなさんの勤務先の管理職はどうでしょうか？
こんなミスやトラブルがあった場合、個人を責めて追及したりしていませんか？
改めて、「ミスはヒューマンエラーではなくシステムエラーから発生する」という言葉を痛感しました。
だからこそ、すぐにシステムエラーを改善しようとした管理職は素敵で最高でした。
おわりに
今回のようなミスは、どこにでも存在しています。
「報告した」「報告されてない」
これらを突き詰めて、例え立証したとしても誰も得はしないでしょう。どちらにせよ双方の間に遺恨は残ります。
実は、この事例が起こるまでは当時の管理職への印象はあまり良くありませんでした。けれども、この事例をキッカケにしてその管理職へ敬意を払うようになりました。
#最初から敬意を払え！
そして改めて学びました。
・それでもミスが起こった時は、個人を追及せずに既存のシステムを疑い、必要ならば改善する。
素敵な管理職・リーダーに共通する点でしょう。
『自分もそうなる！」と心に誓いました。
今回はここまで！
みなさんが豊かな人生を送れますように！
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